Instrukcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostce sektora finansów publicznych

Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System ten obowiązuje od 1 lutego 2026 roku.


Prawidłowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga przygotowania jednostki – szczególnie w zakresie stworzenia odpowiednich procedur i instrukcji postępowania, a także rozdzielenia zadań i uprawnień pomiędzy poszczególnych pracowników.


Autor opisuje m.in.:

najważniejsze zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur,
zasady powołania zespołu wdrożeniowego systemu KSeF w jednostce i podział zadań na poszczególne referaty/komórki,
analizę aktualnego modelu dokumentowania transakcji, w tym: delegowanie i nadawanie uprawnień użytkownikom z uwzględnieniem jednostki podległej i zewnętrznej,
elektroniczny obieg dokumentów w jednostce, w tym: podjęcie odpowiednich decyzji, dostosowanie wewnętrznych procedur, określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia w systemie IT,
pracę w systemie tradycyjnym (dokumenty drukowane w formie papierowej) po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, w tym:

– dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF (zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF, faktury wystawiane poza KSeF, dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF, elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi miasta/gminy w KSeF, załączniki do faktur),
– określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF.

Co bardzo ważne – autor pokazuje, jak przygotować fakturę ustrukturyzowaną. Przedstawia praktyczne zasady wypełniania e-faktury w schemie FA(3) na konkretnych zdarzeniach, co pozwala zobrazować, jak w danej sytuacji wypełnić poszczególne pola e-faktury zgodnie ze schemą FA(3).

Publikacja zawiera gotowe wzory instrukcji i zarządzeń, które pomogą wdrożyć KSeF w jednostce budżetowej, m.in.:

zarządzenie w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur,
instrukcję zarządzania uprawnieniami w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,
instrukcję obiegu dokumentów z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.


Wszystkie zamieszczone w książce wzory w wersji edytowalnej znajdują się w suplemencie elektronicznym. Zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows.

Stan prawny – 2 września 2025 r.