Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji + wzory do pobrania

Zagadnienia opisane w książce stanowią zestaw praktycznej wiedzy dotyczącej załatwiania spraw z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego, usług zaufania, w tym podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej, przez organy administracji publicznej, zarządzania dokumentacją w urzędach w systemie klasy EZD oraz w systemie tradycyjnym, jak również wykorzystania systemów dziedzinowych wspierających realizację zadań w urzędach.

Autorzy skupili się na procedurach i praktycznych aspektach wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej oraz różnych systemów i aplikacji w bieżącej działalności organów administracji publicznej, uwzględniając również wymagania dotyczące ochrony danych osobowych. Książka stanowi kompendium wiedzy z zakresu m.in. procedur administracyjnych i podatkowych w aspekcie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw od momentu wpływu dokumentu do urzędu aż do przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego.

Administracja publiczna realizuje szeroki zakres zadań. Z jednej strony, są to zadania dotyczące obsługi obywateli (zadania realizowane głównie przez samorząd), z drugiej strony – realizowane w ramach współpracy między różnymi podmiotami. We wszystkich tych aspektach istotną rolę odgrywa wykorzystanie możliwości elektronicznej komunikacji przy załatwianiu spraw, jak również wykorzystanie systemów teleinformatycznych wewnątrz samej organizacji w szczególności służących do elektronicznego dokumentowania przebiegu rozstrzygania i załatwiania spraw (EZD).

Podstawowymi aktami regulującymi procedury załatwiania spraw są KPA i Ordynacja podatkowa. W obu tych aktach prawnych ustawodawca wprowadził możliwości, ale również obowiązki organów w zakresie wykorzystania narzędzi informatycznych. Uprawnienia i obowiązki organów wpływają w sposób bezpośredni lub pośredni również na strony postępowania administracyjnego, podatkowego czy też innych uczestników tych postępowań.

Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w bieżącej działalności organów administracji publicznej nie ogranicza się jednak wyłącznie do realizacji przepisów określonych w KPA czy Ordynacji podatkowej. Są one uzupełnione przepisami innych aktów prawnych. W zasadzie wszystkie akty prawne dopuszczają wykorzystywanie narzędzi informatycznych, a coraz częściej wręcz do tego zobowiązują. Zakres i sposób ich wykorzystania nie jest ujednolicony prawnie, stąd nawet w ramach jednego podmiotu publicznego istnieje konieczność stosowania odmiennych procedur załatwiania spraw z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. W publikacji omówiono przede wszystkim instytucje prawne wykorzystywane w postępowaniu administracyjnym i podatkowym. Dokonano jednocześnie przeglądu procedur załatwiania spraw (również z wykorzystaniem narzędzi informatycznych) w popularnych sprawach: rozpatrywania skarg i wniosków, petycji, udostępniania informacji publicznej.

Z punktu widzenia funkcjonowania podmiotów publicznych istotnym zagadnieniem jest także sposób postępowania z dokumentacją wewnątrz podmiotu. Dotyczy to zarówno dokumentacji wytwarzanej, jak i napływającej w postaci papierowej i elektronicznej. Kompletność akt sprawy, warunkuje przejrzystość działania organu i równocześnie zabezpiecza go przed nieuzasadnionymi zarzutami dotyczącymi prawidłowości przebiegu postępowania przy realizacji spraw. Celem publikacji jest przede wszystkim wskazanie na praktycznych przykładach, sposobu realizacji wymagań prawnych, w tym zakresie, w szczególności określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w wynikających z niej instrukcjach kancelaryjnych.