Druki ścisłego zarachowania-gospodarka i ewidencja Poradnik Rachunkowości Budżetowej 6/2021

Gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania jest ważnym obszarem narażonym na powstawanie nadużyć. Mimo to ogólnie obowiązujące przepisy w ogóle nie normują związanych z tym zasad. Nie ma ogólnie ustalonej definicji druków ścisłego zarachowania stosowanych w gospodarce finansowej jednostek. Nie ma też ich katalogu ani określonych zasad ich ewidencji i kontroli. Związane z tym procedury musi ustalić we własnym zakresie kierownik jednostki.

Z Poradnika można się dowiedzieć m.in.:
jakie druki stosowane w księgowości trzeba zaliczać do druków ścisłego zarachowania,
w jaki sposób można zapewnić podział kluczowych obowiązków w zakresie nabywania, ewidencjonowania, wykorzystywania i rozliczania druków,
jak powinny wyglądać procedury chroniące druki przed nieupoważnionym dostępem i wykorzystaniem ich do defraudacji lub jej ukrycia,
jak ocechowywać i ewidencjonować druki.

Wszystkie przedstawione unormowania zostały zobrazowane przykładami z praktyki.

W Poradniku znajdują się także wzory w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania, m.in. zarządzeń, protokołów, upoważnień, pism i oświadczeń. Dla poszczególnych dowodów pokazano także zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania dotyczące operacji ich przyjęcia na stan, wydania, zwrotu druków niewykorzystanych i ponownego ich przyjęcia na stan, zwrotu druków anulowanych i kopii zapasowych.

Dopełnieniem Poradnika jest dodatek specjalny – Ramowa instrukcja druków ścisłego zarachowania. Instrukcja została opracowana jako zbiór zapisów, z których należy wybrać odpowiednie postanowienia przy tworzeniu własnej instrukcji gospodarki drukami ścisłego zarachowania jednostki.

Jednostki mogą skorzystać z przygotowanych zapisów. Na tej podstawie można ustalić własne przepisy wewnętrzne w tym zakresie.